Jak zaksięgować kaucję gwarancyjną za najem lokalu?

Kaucje gwarancyjne stanowią zabezpieczenie wykonania roszczeń. Kaucja jest sumą pieniężną wpłaconą na rzecz dostawcy usług lub rzeczy jako gwarancja wykonania określonych w umowie zobowiązań. Jeżeli odbiorca usług lub rzeczy dotrzyma warunków umowy, to kaucja zostanie zwrócona. Natomiast w przypadku niedotrzymania tych warunków umowy, kaucja może być zatrzymana przez dostawcę.
 
Przykład ewidencji księgowej kaucji gwarancyjnej.

Przedsiębiorstwo X zawarło w dniu 10 lipca 2015 roku umowę najmu lokalu biurowego na okres 3 lat od 1 września 2015 r. do 31 sierpnia 2018 r. W umowie najmu przewidziana została kaucja gwarancyjna w wysokości 5.000 zł. Kaucja została wpłacona w dniu podpisania umowy najmu, tj. w dniu 10 lipca 2015 r. w formie przelewu bankowego. Gdyby najemca rozwiązał umowę przed upływem okresu 3-letniego, kaucja zostałaby zatrzymana przez wynajmującego. Natomiast gdy warunki umowy zostaną dotrzymane, kaucja będzie zwrócona w dniu 31 sierpnia 2018 r.

Ewidencja księgowa w przypadku niedotrzymania warunków umowy najmu (wariant 1) oraz w przypadku dotrzymania warunków umowy (wariant 2).

Wariant 1 - rozwiązanie umowy przed upływem okresu 3-letniego
1. Wyciąg bankowy potwierdzający otrzymanie kaucji

WN   "Pozostałe rozrachunki" 5.000 zł
MA   "Rachunek bankowy"     5.000 zł

2. Polecenie księgowania (PK) - potrącenie kaucji w związku z niedotrzymaniem warunków umowy najmu

WN   "Pozostałe koszty operacyjne"  5.000 zł
MA   "Pozostałe rozrachunki"            5.000 zł

Wariant 2 - dotrzymanie warunków umowy kaucji

1. Wyciąg bankowy potwierdzający otrzymanie kaucji

WN "Pozostałe rozrachunki" 5.000 zł
MA "Rachunek bankowy"     5.000 zł

2. Zwrot kaucji na rachunek bankowy

WN "Rachunek bankowy"     5.000 zł
MA "Pozostałe rozrachunki" 5.000 zł

Jak zaprezentować kaucje gwarancyjne w bilansie?

W bilansie kaucje powinny być wykazane w aktywach w pozycji:
A.III.1 lub 2 - jako należności długoterminowe, jeżeli zgodnie z umową kaucje zostaną rozliczone w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego
B.II.1 lit. b) lub B.II.2 lit c) -  jako należności krótkoterminowe, jeżeli zgodnie z umową kaucje zostaną rozliczone w okresie krótszym niż rok od dnia bilansowego

W powyższym przykładzie wpłacona kaucja (o ile umowa nie została zerwana przed terminem) na dzień 31 grudnia 2015 roku powinna zostać zaprezentowana jako należność długoterminowa, ponieważ zostanie rozliczona w dniu 31 sierpnia 2018 roku, tj. 32 miesiące od dnia bilansowego.