Jak zaksięgować niedobór gotówki?

Inwentaryzację środków pieniężnych (zarówno środków w kasie, jak i środków na rachunku bankowym) należy przeprowadzić się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu z natury. Jest to tak zwany dzień bilansowy, który zazwyczaj przypada w dniu 31 grudnia.

Aby przeprowadzić prawidłowo inwentaryzację gotówki w kasie należy powołać niezależną komisję inwentaryzacyjną. W skład powołanej komisji inwentaryzacyjnej mogą wchodzić pracownicy jednostki, jednak członkami takiej komisji nie mogą być osoby odpowiedzialne za kasę (np. kasjerzy). Kasjerzy jednak powinni być obecni podczas przeprowadzanej inwentaryzacji. Skład komisji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym wskazanie godziny rozpoczęcia inwentaryzacji określa kierownik jednostki.

Niedobór w kasie i co dalej?

Wynikiem przeprowadzonej inwentaryzacji jest sporządzony protokół z inwentaryzacji podpisany przez wszystkich członków komisji inwentaryzacyjnej. Pisemną decyzję o rozliczeniu niedoboru podejmuje kierownik jednostki, w której określa czy niedobór jest zawiniony lub niezawiniony. W zależności od podjętej decyzji, kierownik może dochodzić roszczeń od pracownika, któremu powierzona została gotówka (niedobór zawiniony) lub nie dochodzić swoich roszczeń (niedobór niezawiniony).

Jeżeli zostanie podjęta decyzja o dochodzeniu roszczeń od pracownika, to stwierdzony niedobór uznaje się jako pozostałą należność od pracownika. W zależności od tego, czy pracownik zgadza się z decyzją czy nie, księgowanie odbywa się w odmienny sposób.

Jak zaksięgować niedobór gotówki?

Przykład księgowania stwierdzonego niedoboru gotówki.

Podczas przeprowadzonej inwentaryzacji gotówki w kasie stwierdzono niedobór gotówki o wartości 200 zł. Kierownik jednostki uznał stwierdzony niedobór za zawiniony i obciążył jego wartością kasjerkę, która była odpowiedzialna za inwentaryzowaną kasę.

Rozważmy księgowania w dwóch wariantach. Pracownica wyraziła zgodę na piśmie na potrącenie tej kwoty z wynagrodzenia za kolejny miesiąc (wariant I). Pracownica nie zgadza się na zwrot gotówki i sprawa jest kierowana do sądu (wariant II).

Wariant I

1) PK - stwierdzony niedobór gotówki w kasie ujawniony podczas inwentaryzacji w wysokości 200 zł

WN - konto "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych"
MA - konto "Kasa"

2) PK - rozliczenie niedoboru w formie potrącenia z wynagrodzenia 200 zł

WN - konto "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
MA - konto "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek"

Wariant II

1) PK - stwierdzony niedobór gotówki w kasie ujawniony podczas inwentaryzacji w wysokości 200 zł

WN - konto "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych"
MA - konto "Kasa"

2) PK - skierowanie sprawy dotyczącej odmowy pokrycia niedoboru do sądu 200 zł

WN - konto "Należności dochodzone na drodze sądowej"
MA - konto "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek"