Kiedy wystawia się notę księgową?

Noty księgowe służą do dokumentowania określonych rozliczeń, dla których nie zostały przewidziane ustawami inne formy dokumentacji (np. w formie faktury).

 

Prawidłowo sporządzone noty księgowe stanowią dowód wewnętrzny jednostki, który powinien zostać zadekretowany.

 

Noty księgowe wystawia się m.in. w celu:

• dokumentowania naliczonych odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności,
• naliczenia kar umownych dostawcy,
• obciążenia pracowników z tytułu niedoborów i szkód,
• potwierdzenia rozliczeń takich jak zwrot wydatków, zapłata składek członkowskich,
• uznania wierzyciela odszkodowaniem,
• dokumentowania naliczonych odsetek od niezapłaconych zobowiązań,
• dokumentowania rozliczeń pomiędzy jednostkami sektora finansów publicznych nieuprawnionych do wystawiania faktur VAT,
• sprostowania błędów popełnionych w innej nocie księgowej.

W obrocie gospodarczym najczęściej spotyka się noty księgowe wystawiane w celu naliczenia odsetek za zwłokę lub kary umownej.

 

Jakie rodzaje not księgowych występują w obrocie?

 

Wyróżnia się trzy rodzaje not księgowych:

• nota obciążeniowa - wystawiania do dokumentowania "obciążeń" odbiorców, np. z tytułu niezapłaconych w terminie należności,
• nota uznaniowa - przeciwieństwo noty obciążeniowej, potwierdza dokonane "uznanie" dla wierzyciela np. w związku z nieterminowym regulowaniem zobowiązania za dostarczone towary,
• nota obciążeniowo-uznaniowa - dokument mający cechy obydwu not, np. w sytuacji naliczenia kary dla dostawcy z jednoczesną korektą błędnie wystawionej poprzedniej noty uznaniowej (korekta może dotyczyć obniżonej kwoty odszkodowania).

W ilu egzemplarzach wystawia się notę księgową?

 

Notę księgową wystawia się w 2 egzemplarzach. Jeden egzemplarz (oryginał) otrzymuje odbiorca noty, natomiast kopia zostaje u wystawcy.