Kto powinien posiadać politykę rachunkowości?

Polityka rachunkowości to podstawowy dokument w jednostkach stosujących przepisy ustawy o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591), określający zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Za sporządzenie tego dokumentu odpowiada kierownik jednostki, tj. dla przykładu w spółce akcyjnej oraz spółce z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to zarząd, w spółce cywilnej - wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce komandytowej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

Polityka rachunkowości powinna zostać sporządzona w języku polskim i zawierać w szczególności informację dotyczące:

1. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.

Obowiązek przygotowania zasad rachunkowości dotyczy m.in. mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1) spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,

2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro,

3) jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,

4) jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2.

Warto zauważyć, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje wzoru polityki rachunkowości, nie występuje jeden wzór tego dokumentu. W ustawie o rachunkowości zostały wymienione jedynie informacje, które powinna jednostka zawrzeć w takim dokumencie. W zależności od wielkości jednostki polityka rachunkowości może mieć od kilkunastu do kilkudziesięciu stron lub więcej. 

Prowadzenie ksiąg rachunkowych powinno odbywać się zgodnie z przyjętymi w jednostce postanowieniami. Kierownictwo jednostki jest zobowiązane do okresowej weryfikacji polityki rachunkowości, a w razie konieczności również jej aktualizacji.